Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 – in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF gilt als 'sonstige Rechnung'.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit und dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen.

E-Rechnungspflicht 2026: Wer muss, wer nicht – alle Fristen bis 2028

Aktualisiert: August 2026 · Lesezeit: ca. 5 Minuten

Seit 2025 wird die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht – und kaum ein Thema wird so oft missverstanden. Die wichtigste Klarstellung vorweg: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der Norm EN 16931 – in der Praxis XRechnung (reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten).

Der Zeitplan im Überblick

Seit 2025Empfangspflicht für alle. Jedes Unternehmen – auch Kleinunternehmer und Freiberufler – muss E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
2026Übergangsphase (aktuell). PDF- und Papierrechnungen dürfen im B2B noch versendet werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Verlangt dein Geschäftskunde eine E-Rechnung, musst du liefern.
Ab 2027Versandpflicht für Größere. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B ausschließlich E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen weiterhin PDF/Papier nutzen.
Ab 2028Versandpflicht für (fast) alle. Die E-Rechnung wird im inländischen B2B zum Regelfall – unabhängig vom Umsatz. Wichtige Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht befreit.

Wer ist ausgenommen?

Keine E-Rechnung ausstellen musst du für:

Rechnungen an Privatkunden (B2C) – die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Fahrausweise
Bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 UStG
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG: Du bist dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV) und darfst weiterhin einfache Rechnungen wie PDFs versenden – auch über 2028 hinaus

Der häufigste Denkfehler: „Als Kleinunternehmer betrifft mich das alles nicht." Falsch – die Empfangspflicht gilt seit 2025 ausnahmslos für alle. Wenn dein Lieferant dir eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und revisionssicher archivieren können.

Was heißt das konkret für dich?

Du bist…	Das gilt für dich 2026
Kleinunternehmer (§19 UStG)	PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt, dauerhaft. Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.
Regelbesteuert, unter 800.000 € Umsatz	PDF mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 möglich. Ab 2028: E-Rechnung Pflicht im B2B.
Regelbesteuert, über 800.000 € Umsatz	Ab 1.1.2027 nur noch E-Rechnungen im B2B. Jetzt umstellen.
Nur Privatkunden (B2C)	Keine Ausstellungspflicht – PDF und Papier bleiben dauerhaft zulässig.

Wie erstelle ich eine echte E-Rechnung?

Für gelegentliche Rechnungen gibt es kostenlose XRechnungs-Generatoren der Verwaltung (z. B. für Rechnungen an Behörden). Wer regelmäßig E-Rechnungen schreiben muss, kommt um Buchhaltungssoftware kaum herum – dort entstehen XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck, inklusive Archivierung.

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Häufige Fragen

Reicht ein PDF mit Zustimmung des Kunden?

2026 ja – die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde das PDF widerspruchslos bezahlt. Ab 2027/2028 greifen die oben genannten Pflichten.

Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig?

Die XML-Datei muss im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – 8 Jahre. Nur den Ausdruck abzuheften reicht nicht.

Was passiert bei Verstößen?

Eine nicht ordnungsgemäße Rechnung kann beim Kunden den Vorsteuerabzug gefährden – der wird sich wehren. Zudem drohen bei Verstößen gegen Aufbewahrungspflichten Bußgelder.

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Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Übergangsregeln können sich ändern – maßgeblich sind die aktuellen BMF-Schreiben. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand August 2026.