Kleinunternehmer-Rechnung: § 19-Formulierung, Pflichtangaben und Muster

Aktualisiert: September 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer – aber nicht ohne Regeln. Fehlt der richtige Hinweis oder eine Pflichtangabe, kann das beim Kunden für Rückfragen sorgen und im schlimmsten Fall Ärger mit dem Finanzamt bedeuten. Seit der Reform 2025 gilt für dich eine vereinfachte Rechnung mit weniger Pflichtangaben als für andere Unternehmer. Hier findest du alles, was 2026 auf deine Rechnung gehört, inklusive der Formulierung zum Kopieren.

Der wichtigste Satz: die § 19 UStG Formulierung

Das unterscheidet deine Rechnung von einer normalen Rechnung: Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor – bewährt und überall anerkannt ist diese:

Das Gesetz verlangt einen Hinweis darauf, dass für deine Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Nr. 5 UStDV). Einen festen Wortlaut gibt es nicht. Laut Bundesfinanzministerium reicht auch eine umgangssprachliche Angabe, solange sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet (BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Diese Formulierungen sind alle korrekt:

Nicht ausreichend ist ein bloßes „Umsatzsteuerfrei“ oder „ohne MwSt.“: Daraus geht nicht hervor, warum keine Steuer anfällt.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 darfst du als Kleinunternehmer eine vereinfachte Rechnung schreiben. Sie muss nicht alle Angaben nach § 14 UStG enthalten, sondern nur diese (§ 34a UStDV):

Schreibt dein Kunde die Abrechnung für dich (Gutschriftverfahren), muss zusätzlich das Wort „Gutschrift“ darauf stehen.

Die 4 häufigsten Fehler

1. Umsatzsteuer trotzdem ausgewiesen

Der teuerste Fehler: Weist du als Kleinunternehmer versehentlich 19 % USt aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§14c UStG) – obwohl du ihn eigentlich gar nicht erheben darfst. Die Rechnung muss dann förmlich korrigiert werden.

2. §19-Hinweis vergessen

Ohne den Hinweis ist unklar, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Geschäftskunden fragen dann nach oder lehnen die Rechnung ab, weil ihre Buchhaltung sie nicht sauber verbuchen kann.

3. Hinweis zu ungenau

„Umsatzsteuerfrei“ oder „ohne MwSt.“ allein reicht nicht. Der Hinweis muss erkennen lassen, dass die Kleinunternehmer-Befreiung gilt, also § 19 UStG oder „Kleinunternehmer“ nennen.

4. Umsatzgrenze übersehen

Kleinunternehmer bleibst du nur, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, ist bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem du sie überschreitest. Ab dann brauchst du Rechnungen mit Umsatzsteuer.

Muster: So sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus

Rechnungsnummer und Leistungszeitraum sind im Muster enthalten, weil sie empfehlenswert sind. Pflicht sind sie für Kleinunternehmer seit 2025 nicht mehr.

Rechnung als Subunternehmer schreiben

Als Subunternehmer arbeitest du für einen Auftraggeber, der selbst einen Auftrag für seinen Kunden erfüllt. Deine Rechnung geht an deinen Auftraggeber, nicht an dessen Kunden. Rechtlich ist sie eine ganz normale Rechnung an einen Geschäftskunden. Worauf es ankommt, hängt von deinem Steuerstatus und von der Art der Leistung ab:

Warum gilt Reverse Charge nicht für Kleinunternehmer? Die Regel betrifft nur steuerpflichtige Leistungen (§ 13b Abs. 2 UStG). Deine Leistung als Kleinunternehmer ist steuerfrei, also gibt es keine Steuer, die auf den Auftraggeber übergehen könnte.

Muster: Rechnung als Subunternehmer (Kleinunternehmer)

Tipp: Nenne das Bauvorhaben oder die Auftragsnummer deines Auftraggebers. Pflicht ist das nicht, aber so kann er deine Rechnung sofort seinem Projekt zuordnen und zahlt schneller.

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben?

Nein – als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a Satz 3 UStDV). Du darfst also auch über 2028 hinaus einfache Rechnungen wie PDFs versenden. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit 2025 wie jedes Unternehmen: Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, die Dateien müssen unverändert archiviert werden. Mehr Details in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Häufige Fragen

Muss eine Kleinunternehmer-Rechnung eine Rechnungsnummer haben?

Nein, seit 2025 nicht mehr. § 34a UStDV verlangt für Kleinunternehmer weder Rechnungsnummer noch Leistungsdatum. Empfehlenswert sind beide trotzdem, weil Geschäftskunden sie erwarten und du deine Rechnungen so sauber zuordnen kannst.

Welcher Hinweis muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Üblich ist „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Laut Bundesfinanzministerium reicht auch eine umgangssprachliche Form wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, solange sie eindeutig ist.

Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung an einen Auftraggeber, für den ich als Subunternehmer arbeite?

Genauso wie an jeden anderen Geschäftskunden: ohne Umsatzsteuer, mit dem §19-Hinweis. Dein Auftraggeber kann aus deiner Rechnung dann keine Vorsteuer ziehen – das ist rechtlich in Ordnung, sollte aber vor Auftragsannahme angesprochen werden, weil deine Leistung für ihn dadurch effektiv teurer ist als die eines regelbesteuerten Subunternehmers. Das gilt auch bei Bauleistungen: Reverse Charge nach § 13b UStG betrifft nur steuerpflichtige Leistungen, deine ist als Kleinunternehmer steuerfrei. Du weist also auch dort keine Umsatzsteuer aus.

Gibt es eine Beispielrechnung für Kleinunternehmer zum Ansehen?

Ja – weiter oben auf dieser Seite steht ein vollständiges Muster mit allen Pflichtangaben und dem korrekten §19-Hinweis. Mit unserem kostenlosen Generator erstellst du daraus in zwei Minuten deine eigene Rechnung als PDF.

Darf ich Rabatte oder Skonto anbieten?

Ja, uneingeschränkt. Vermerke sie einfach auf der Rechnung, z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen".

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Ausgangsrechnungen musst du 8 Jahre aufbewahren (verkürzt seit 2025, vorher 10 Jahre). Digital als PDF ist ausreichend, solange die Datei unverändert bleibt.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Seit 2025 gilt: Bis 25.000 € Vorjahresumsatz bleibst du Kleinunternehmer; überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 €, fällst du ab diesem Zeitpunkt in die Regelbesteuerung. Behalte deine Umsätze also im Blick.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand September 2026.