Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Pflichtangaben 2026 mit Muster

Aktualisiert: August 2026 · Lesezeit: ca. 5 Minuten

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer – aber nicht ohne Regeln. Fehlt der richtige Hinweis oder eine Pflichtangabe, kann das beim Kunden für Rückfragen sorgen und im schlimmsten Fall Ärger mit dem Finanzamt bedeuten. Hier findest du alles, was 2026 auf deine Rechnung gehört, inklusive der korrekten Formulierung zum Kopieren.

Der wichtigste Satz: die §19-Formulierung

Das unterscheidet deine Rechnung von einer normalen Rechnung: Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor – bewährt und überall anerkannt ist diese:

Ebenfalls üblich sind Varianten wie „Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wichtig ist nur: Der Hinweis muss klar erkennbar auf der Rechnung stehen.

Alle Pflichtangaben im Überblick

Auch als Kleinunternehmer gelten für dich die Pflichtangaben nach §14 UStG – mit der Besonderheit, dass statt Steuersatz und Steuerbetrag der §19-Hinweis erscheint:

Die 4 häufigsten Fehler

1. Umsatzsteuer trotzdem ausgewiesen

Der teuerste Fehler: Weist du als Kleinunternehmer versehentlich 19 % USt aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt (§14c UStG) – obwohl du ihn eigentlich gar nicht erheben darfst. Die Rechnung muss dann förmlich korrigiert werden.

2. §19-Hinweis vergessen

Ohne den Hinweis ist unklar, warum keine Steuer ausgewiesen ist. Geschäftskunden fragen dann nach oder lehnen die Rechnung ab, weil ihre Buchhaltung sie nicht sauber verbuchen kann.

3. Rechnungsnummern mit Lücken oder doppelt

Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein. Das Format ist frei (2026-001, RE-1001, …) – aber springe nicht wild und vergib keine Nummer zweimal. Bei einer Betriebsprüfung fallen Lücken auf.

4. Leistungszeitraum fehlt

Das Rechnungsdatum allein reicht nicht. Es muss erkennbar sein, wann die Leistung erbracht wurde – ein Monat („Juli 2026") oder Zeitraum genügt.

Muster: So sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben?

Nein – als Kleinunternehmer nach §19 UStG bist du dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen (§34a UStDV). Du darfst also auch über 2028 hinaus einfache Rechnungen wie PDFs versenden. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit 2025 wie jedes Unternehmen: Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, die Dateien müssen unverändert archiviert werden. Mehr Details in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Häufige Fragen

Darf ich Rabatte oder Skonto anbieten?

Ja, uneingeschränkt. Vermerke sie einfach auf der Rechnung, z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen".

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Ausgangsrechnungen musst du 8 Jahre aufbewahren (verkürzt seit 2025, vorher 10 Jahre). Digital als PDF ist ausreichend, solange die Datei unverändert bleibt.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Seit 2025 gilt: Bis 25.000 € Vorjahresumsatz bleibst du Kleinunternehmer; überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 €, fällst du ab diesem Zeitpunkt in die Regelbesteuerung. Behalte deine Umsätze also im Blick.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand August 2026.