Pflichtangaben auf der Rechnung nach § 14 UStG: Checkliste mit Muster
Fehlt auf einer Rechnung eine Pflichtangabe, kann das teuer werden – vor allem für deinen Geschäftskunden, der dann keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Die Folge: Rückfragen, Korrekturrechnungen, verzögerte Zahlung. Diese Checkliste zeigt alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG.
Die 10 Pflichtangaben im Überblick
- 1. Vollständiger Name und Anschrift des AusstellersDein Name bzw. Firmenname mit ladungsfähiger Adresse.
- 2. Vollständiger Name und Anschrift des EmpfängersAuch bei Privatkunden: Name und Adresse gehören auf die Rechnung.
- 3. Steuernummer oder USt-IdNr.Eine von beiden reicht. Bei B2B-Geschäften ins EU-Ausland: USt-IdNr. beider Parteien.
- 4. AusstellungsdatumDas Datum, an dem du die Rechnung schreibst.
- 5. Fortlaufende RechnungsnummerEinmalig und nachvollziehbar. Format frei wählbar.
- 6. Menge und Art der LeistungHandelsübliche Bezeichnung – „Dienstleistung" allein ist zu ungenau. Besser: „8 Std. Webdesign, Startseite".
- 7. Zeitpunkt der LeistungLiefer- oder Leistungsdatum bzw. -zeitraum. Der Kalendermonat genügt.
- 8. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltNettobeträge, ggf. getrennt nach 19 % und 7 %. Vereinbarte Rabatte oder Skonti angeben.
- 9. Steuersatz und SteuerbetragOder bei Steuerbefreiung: ein Hinweis darauf. Für Kleinunternehmer gelten eigene, vereinfachte Regeln, siehe unten.
- 10. Ggf. besondere HinweiseEtwa bei Gutschriften das Wort „Gutschrift", bei Bauleistungen an Bauunternehmer (Reverse Charge nach § 13b UStG) die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, bei Leistungen an Privatgrundstücke der Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden.
Muster: Rechnung mit allen Pflichtangaben
So sieht eine vollständige Rechnung eines regelbesteuerten Unternehmers aus. Die Ziffern in Klammern entsprechen der Checkliste oben:
Müller Webdesign · Hauptstraße 12 · 71634 Ludwigsburg (1) Bäckerei Groß GmbH Marktplatz 3 74321 Bietigheim-Bissingen (2) Rechnung Nr. 2026-042 (5) Rechnungsdatum: 21.09.2026 (4) · Leistungszeitraum: August 2026 (7) 1 × Webdesign Startseite, responsives Layout (6) — 1.250,00 € 2 × Fachbuch „Gutes Webdesign“ (6) — 79,80 € Nettobetrag 19 %: 1.250,00 € · zzgl. 19 % USt: 237,50 € (8, 9) Nettobetrag 7 %: 79,80 € · zzgl. 7 % USt: 5,59 € (8, 9) Rechnungsbetrag: 1.572,89 € Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen. IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00 · Steuernummer: 71/234/56789 (3)
Angabe (10) fehlt im Muster bewusst: Sie ist nur in Sonderfällen nötig, etwa bei einer Gutschrift oder bei Reverse Charge.
Pflichtangaben für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV)
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf seit 2025 eine vereinfachte Rechnung schreiben. Sie muss nur enthalten:
- vollständigen Namen und Anschrift von dir und deinem Kunden,
- deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
- bei einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“.
Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind für Kleinunternehmer also keine Pflicht mehr, aber weiterhin empfehlenswert. Die passende Formulierung zum Kopieren und ein Muster findest du im Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.
Vereinfachung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) gelten reduzierte Anforderungen. Es genügen:
| Pflicht bei Kleinbetragsrechnung | Nicht nötig |
|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | Empfänger-Anschrift |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsnummer |
| Menge und Art der Leistung | Steuernummer |
| Bruttobetrag | Leistungszeitpunkt |
| Steuersatz (oder Hinweis auf Befreiung) | Netto/Steuer-Aufschlüsselung |
Was passiert bei fehlenden Angaben?
Für dich selbst ist eine unvollständige Rechnung selten direkt strafbar – aber dein Geschäftskunde verliert den Vorsteuerabzug und wird die Rechnung zurückweisen. Das kostet Zeit und wirkt unprofessionell. Bei systematischen Mängeln kann das Finanzamt zudem die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung anzweifeln. Die Lösung ist simpel: einmal sauber aufsetzen, dann passt jede folgende Rechnung.
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Zum RechnungsgeneratorHäufige Fragen
Welche Pflichtangaben gelten für Kleinunternehmer?
Seit 2025 reicht für Kleinunternehmer eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dort keine Pflicht mehr.
Gibt es ein Muster für eine Rechnung mit allen Pflichtangaben?
Ja, auf dieser Seite steht ein vollständiges Muster, in dem jede Pflichtangabe mit ihrer Nummer aus der Checkliste markiert ist. Mit unserem kostenlosen Generator erstellst du so eine Rechnung in wenigen Minuten als PDF.
Muss die Rechnung das Wort „Rechnung" enthalten?
Es ist keine ausdrückliche Pflichtangabe, aber dringend üblich – das Dokument muss eindeutig als Abrechnung erkennbar sein. Bei Gutschriften ist die Bezeichnung „Gutschrift" dagegen vorgeschrieben.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
8 Jahre (seit 2025, vorher 10). Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen, digital oder auf Papier.
Kann ich eine fehlerhafte Rechnung einfach neu schreiben?
Ist die Rechnung schon beim Kunden, korrigierst du sie förmlich: entweder per Berichtigungsdokument mit Bezug auf die Originalrechnung oder per Storno plus neuer Rechnung mit neuer Nummer.
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