Rechnungsnummer: Abkürzung, Formate und Vorgaben erklärt
Die Rechnungsnummer ist Pflichtangabe auf jeder Rechnung (§14 Abs. 4 UStG) – und gleichzeitig eines der Themen mit den meisten Mythen. Muss sie bei 1 anfangen? Sind Lücken verboten? Sieht der Kunde, wie viele Rechnungen ich schreibe? Hier die Antworten.
Was das Gesetz wirklich verlangt
Das Umsatzsteuergesetz stellt genau zwei Anforderungen:
- Einmalig: Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden.
- Fortlaufend: Die Nummern müssen einer nachvollziehbaren Reihenfolge folgen.
Alles andere – Format, Startwert, Buchstaben, Trennzeichen, Anzahl der Nummernkreise – ist deine freie Entscheidung.
Die richtige Abkürzung: Rg.-Nr., RE-Nr. oder R-Nr.?
Vorweg das Wichtigste: Das Gesetz schreibt keine bestimmte Abkürzung vor. §14 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer – wie du das Feld auf der Rechnung beschriftest, ist dir überlassen. Entscheidend ist nur, dass für den Empfänger und für das Finanzamt eindeutig erkennbar ist, dass es sich um die Rechnungsnummer handelt.
Diese Schreibweisen sind in Deutschland gebräuchlich:
| Abkürzung | Ausgeschrieben | Anmerkung |
|---|---|---|
| Rechnungsnr. | Rechnungsnummer | Am eindeutigsten – im Zweifel diese nehmen |
| Rg.-Nr. | Rechnungsnummer | Klassisch kaufmännisch, weit verbreitet |
| RE-Nr. | Rechnungsnummer | Häufig in Buchhaltungssoftware; „RE“ auch als Präfix in der Nummer selbst |
| R-Nr. | Rechnungsnummer | Kurz, aber verwechselbar (z. B. mit Referenznummer) |
| Rechn.-Nr. | Rechnungsnummer | Seltener, aber unmissverständlich |
| Inv. No. | Invoice Number | Nur für Rechnungen ins englischsprachige Ausland |
Zwei Punkte, die in der Praxis Probleme machen: Verwechsle die Rechnungsnummer nicht mit der Kundennummer (Kd.-Nr.) oder der Auftragsnummer (Auftrags-Nr.) – das sind drei verschiedene Angaben, und nur die Rechnungsnummer ist Pflicht. Und: Bleib bei einer Schreibweise. Wenn deine Rechnungen mal „Rg.-Nr.“ und mal „RE-Nr.“ verwenden, wirkt das unsauber, auch wenn es rechtlich nicht zu beanstanden ist.
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Jetzt Rechnung schreibenBewährte Formate
| Format | Beispiel | Geeignet für |
|---|---|---|
| Jahr + laufende Nummer | 2026-001 | Der Standard – übersichtlich, jedes Jahr neuer Kreis |
| Präfix + Nummer | RE-1047 | Wenn du auch Angebote (AN-…) und Gutschriften (GS-…) nummerierst |
| Jahr + Monat + Nummer | 2026-08-03 | Viele Rechnungen pro Monat |
| Kundenkreis + Nummer | K102-2026-01 | Stammkunden mit vielen Einzelrechnungen |
Muss ich bei 1 anfangen?
Nein. Der Startwert ist frei. Ein beliebter Kniff bei Gründern: Starte bei 2026-100 statt 2026-001. So sieht dein erster Kunde nicht, dass er dein erster Kunde ist. Das ist völlig legal – entscheidend ist nur, dass es ab dem Startwert fortlaufend weitergeht.
Sind Lücken erlaubt?
Die kurze Antwort: Kleine, erklärbare Lücken sind unproblematisch. Typische Gründe:
- Eine Rechnung wurde storniert oder fehlerhaft erstellt und verworfen
- Ein Nummernkreis wurde umgestellt
- Software hat eine Nummer übersprungen
Wichtig ist, dass du bei einer Betriebsprüfung erklären kannst, warum eine Nummer fehlt. Praxis-Tipp: Storno-Rechnungen nicht löschen, sondern als storniert markieren und aufbewahren – dann gibt es gar keine echte Lücke.
Häufige Fehler
1. Nummer doppelt vergeben
Der schwerwiegendste Fehler. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer wirken wie Manipulation. Führe eine simple Liste (Tabelle reicht), welche Nummer du zuletzt vergeben hast.
2. Wild springende Nummern
2026-001, dann 2026-047, dann 2026-012 – das ist nicht mehr „fortlaufend" und fällt bei jeder Prüfung auf.
3. Nummer nachträglich ändern
Eine einmal versendete Rechnung behält ihre Nummer. Bei Fehlern: Stornorechnung schreiben und neue Rechnung mit neuer Nummer erstellen.
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Zum RechnungsgeneratorHäufige Fragen
Wie kürzt man Rechnungsnummer ab?
Gebräuchlich sind Rechnungsnr., Rg.-Nr., RE-Nr., R-Nr. und Rechn.-Nr. Vorgeschrieben ist keine davon – §14 UStG regelt nur, dass eine fortlaufende Nummer vorhanden sein muss, nicht wie das Feld beschriftet wird. Am eindeutigsten ist Rechnungsnr.
Was ist ein Beispiel für eine Rechnungsnummer?
Typische Beispiele sind 2026-001 (Jahr plus laufende Nummer), RE-1047 (Präfix plus Nummer), 2026-08-03 (Jahr, Monat, Nummer) oder K102-2026-01 (Kundenkreis plus Nummer). Alle vier sind zulässig, solange sie einmalig und fortlaufend vergeben werden.
Darf ich das Datum als Rechnungsnummer verwenden?
Ja, solange die Nummer dadurch einmalig bleibt. Nur das Datum reicht nicht, wenn du an einem Tag mehrere Rechnungen schreibst – dann brauchst du einen Zähler dahinter, etwa 2026-08-26-01.
Darf ich pro Jahr neu bei 001 anfangen?
Ja – solange das Jahr Teil der Nummer ist (2025-001, 2026-001), ist jede Nummer weiterhin einmalig.
Brauchen Kleinbetragsrechnungen unter 250 € eine Nummer?
Nein, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto ist die Rechnungsnummer keine Pflichtangabe. Empfehlenswert ist sie trotzdem – für deine eigene Übersicht.
Sieht das Finanzamt meine Umsätze an der Nummer?
Indirekt ja: Bei einer Prüfung lässt die Spanne zwischen erster und letzter Nummer eines Jahres Rückschlüsse auf die Rechnungsanzahl zu. Genau deshalb müssen die Nummern lückenlos erklärbar sein.
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